برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی

دوچینر و رابینز معتقدند برنامه ریزی منابع انسانی فرآیندی است که بوسیله آن سازمان معین می‌کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارت‌هایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. در واقع آنچه در برنامه ریزی منابع انسانی در اولویت قرار دارد تجزیه و بررسی تعادل عرضه و تقاضا با یک روش ساختار یافته است، این امر با یک تصویر روشن و با حرکت سریع با توجه به آینده آغاز می‌گردد و مقصود آن است که زمینه‌های علمی را بعنوان یک نتیجه، تجزیه و تحلیل و تعیین کرد. در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی ما به شناخت اعضا و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام وظایف روزمره و تغییراتی که ممکن است ظرفیت کار را در آینده و حجم فعالیت‌های تعهد شده را تغییر دهد نیازمندیم. این امر درک خوبی از استراتژی و برنامه‌های تجاری جزئی‌تر را در بر می‌گیرد. در برنامه‌ریزی منابع انسانی مشخص می‌شود سازمان‌ها نیاز به شناخت دقیق از اعضاء و ویژگی‌ها و روابط بین آنان با سازمان دارد.

برنامه‌ریزی منابع انسانی با مفاهیم محیط و عملیات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلی و خارجی می‌شود. از مهمترین عوامل خارجی (محیطی) می‌توان فشارهای اقتصادی، تغییرات تکنولوژی، قوانین و مقررات، وضعیت سیاسی، بازار نیروی کار و آموزش را ذکر کرد. و مهمترین عوامل داخلی شامل هدف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انسانی و ذینفعان می‌گردد.

با عنایت به مطالب فوق‌الذکر می‌توان گفت: در برنامه‌ریزی منابع انسانی به دنبال پاسخگوئی به دو سؤال زیر هستیم:

1- چه افرادی مورد نیازند؟

2- چگونه باید این نیاز تأمین شود؟

ویژگی‌های برنامه ریزی منابع انسانی:

برنامه ریزی منابع انسانی دارای ویژگی‌هایی به شرح زیر است:

1- آگاهی: ایجاد مفروضات روشن و آماده در زمینه منابع انسانی

2- تحلیلی: متکی بر یک سری قضاوت‌ها و واقعیت‌ها

3- هدف گرا: ابزاری برای تصمیم‌گیری سازمانی، در جهت نیل به اهداف سازمانی

4- چشم انداز به آینده: پیش بینی و آینده نگری در مورد منابع انسانی

5- اجتماعی یا جمع‌گرایی: توجه به گروهها و نه افراد

6- کمی: توجه به افراد و اعضای سازمان

علل عدم برنامه ریزی نیروی انسانی

برنامه‌ریزی نیروی انسانی ضرورتی انکار ناپذیر برای سازمان‌های امروزی است. در عصر جدید به مقوله برنامه‌ریزی نیروی انسانی در سازمان‌ها توجه ویژه‌ای شده است. از این رو در میان سازمان‌های نوین کمتر سازمانی را می‌بینیم که از این موضوع غفلت نموده باشد. علی‌ایحال عدم برنامه ریزی نیروی انسانی به دلایل مختلفی در سازمانها ممکن است به وقوع بپیوندد که عمده‌ترین آنها عبارتند از:

1- نبود متخصصان برنامه ریزی نیروی انسانی

2- نبود دید استراتژیک در سازمان

3- توجه کمتر به نیروی انسانی تا منابع مالی

موانع اجرای برنامه ریزی منابع انسانی

بررسی‌ها در سازمان‌های مختلف نشان داده است که در مسیر اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی موانع و مشکلات زیادی بروز می‌کند که عدم توجه به آن می‌تواند در توفیق اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی تأثیر نامطلوبی داشته باشد. عمده این موانع به شرح زیر است که شناخت و آگاهی مناسب آنها و تلاش و کوشش در جهت رفع و یا به حداقل رساندنشان می‌تواند زمینه کامیابی اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی را فراهم آورد.

1- بدبینی نسبت به برنامه ریزی و مقاومت واحدهای عملیاتی (عدم پیوند بین مباحث تئوریک و عملیات واحدهای اجرایی)

2- عدم ارتباط بین فعالیت‌های مختلف در فرآیند برنامه ریزی

3- تضاد و تعارض در منابع انسانی

4- استفاده از فنون نامناسب برنامه ریزی

5- پیش بینی آینده منابع انسانی براساس خط روند گذشته بدون توجه به نیازها و الزامات آینده

6- عدم توجه به جنبه‌های کیفی (توسعه مهارت‌های خاص و عملکرد بالقوه افراد)

7- نگرش به برنامه ریزی منابع انسانی بعنوان یک موضوع اجرایی کوتاه مدت

فرآیند برنامه ریزی نیروی انسانی

در فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی از طریق ممیزی، فرصت‌ها و تهدیدها شناسائی می‌گردد و با کمک تجزیه و تحلیل منابع داخلی سازمان در سطح خرد و کلان نقاط قوت و ضعف سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد و با توجه به اهداف سازمانی برنامه‌ریزی نیروی انسانی انجام می‌شود.

در فرآیند برنامه‌ریزی نیروی انسانی ابتدا ممیزی وضعیت صورت می‌گیرد که شامل تجزیه و تحلیل محیطی و ارزیابی سازمانی است نمود و نتیجه این ممیزی به پیش‌بینی نیروی انسانی مورد نیاز منجر خواهد شد. پس از برآورد نیروی انسانی موجود در سازمان و مقایسه بین نیروی انسانی مورد نیاز و نیروی انسانی موجود برنامه آینده مدیریت منابع انسانی مشخص می‌گردد.

مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی

مزایای برنامه‌ریزی به طور عام و برنامه‌ریزی نیروی انسانی به طور خاص مقوله‌ای آشکار در فرآیند مدیریت است. به عبارت دیگر کمتر کسی است که امروزه اهمیت برنامه‌ریزی را انکار کند. به تبع آن با توجه به اهمیت منابع انسانی در بین منابع سازمانی، برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان‌ها از اهمیت روزافزونی برخوردار گردیده ا ست. امری که حصول آن منافع بلند مدتی را برای سازمان‌ها به همراه خواهد داشت.

عمده‌ترین مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی به شرح زیر است:‌

1- استفاده بهینه و مطلوب از نیروی انسانی موجود در سازمان

2- تأمین نیروهای انسانی بالنده برای سازمان

3- هماهنگی منابع انسانی در جهت تحقق اهداف بلند مدت سازمان

4- تأمین منابع انسانی با حداقل هزینه

5- فراهم نمودن هزینه لازم برای تحقق سایر اهداف مدیریت منابع انسانی

سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و برنامه ریزی نیروی انسانی

مسلماً مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهمترین رویکرد موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است. به عقیده کارشناسان برنامه ریزی نیروی انسانی اطلاعات را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می‌توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین کرد. باید توجه داشت که هدف سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامه‌ریزی انسانی کمک می کند.

با عنایت به مطالب مطروحه سیستم اطلاعاتی منابع انسانی در واقع یک روش سازمان یافته جمع‌آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم‌گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی می‌باشد. چنین سیستمی می‌بایست دارای مشخصاتی به شرح زیر باشد:

الف – به روز و به موقع ؛ اطلاعات آن به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کنندگان قرار گیرد.

ب – صحیح و دقیق ؛ سیستمی دارای اطلاعات صحیح و دقیق باشد.

ج – مربوط و مورد نیاز ؛ اطلاعات سیستم باید مربوط باشد و همچنین مورد نیاز مدیران سازمان باشد.

د – سریع ؛ سیستم باید به گونه‌ای باشد که کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هر نوع تصمیم‌گیری را به طور سریع در اختیار قرار دهد.

سیستم اطلاعات منابع انسانی در واقع یک نظام اطلاعاتی رایانه‌ای معمولی است که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار می‌رود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه یا لیستی از شغل‌ها و مهارت‌های موجود در سازمان است که از مجموعه‌ای از داده‌های منظم، قابل اتکا و معتبر برای کاربری در برنامه‌ریزی نیروی انسانی تشکیل شده است. این سیستم بعنوان ابزاری کارا مدیران را قادر می‌سازد تا برای بهره‌گیری از منابع انسانی سازمان، هدف‌هایی بر پا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدف‌ها را تعیین کنند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت همانند برنامه‌ریزی نیروی انسانی از اهمیت استراتژیک در سازمان برخوردار است، از این رو باید آن را بعنوان لازمه‌ای استراتژیک در سازمان‌ها در نظر گرفت.

نتیجه گیری

برنامه ریزی منابع انسانی جز برنامه ریزی استراتژیک است. سنگ زیربنای منابع انسانی شناخت مفروضاتی است که تصمیمات در آن اتخاذ می‌شود و در صورت پیش‌بینی و قضاوت مناسب، اهداف مورد انتظار تحقق می‌یابد. شناخت و آگاهی لازم از وضعیت موجود داخلی و خارجی مؤسسه به منظور مواجهه با آینده از مهمترین الزامات برنامه ریزی منابع انسانی است امری که غفلت از آن در برخی از سازمان‌ها موجب می‌شود سازمان در مقطعی از حیات خود با کمبود نیروهای کارآمد و مجرب روبه شود. منابع انسانی با ارزش‌ترین عامل تولید و منبع اصلی زاینده مزیت رقابتی و ایجاد کننده قابلیت‌های کلیدی هر سازمان هستند از این رو بررسی الگوها و مدل‌های مختلف برنامه ریزی منابع انسانی و استفاده بهینه از آنها در مؤسسات و سازمان‌ها جهت برنامه ریزی و بهسازی منابع انسانی امری بایسته و ضروری است، که غفلت از آن می‌تواند لطمات جبران ناپذیری برای سازمان به همراه داشته باشد.

ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه

 عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.

اصول بودجه و برنامه ریزی مالی

بودجه ریزی

بودجه‌ریزی و برنامه ریزی مالی از دو قسمت پیش بینی و هزینه تشکیل شده است که هر کدام نیز به بخش های مختلف دیگری تقسیم می شوند.

ابتدا پیش بینی هزینه ها:

الف) پیش‌بینی هزینه‌ها

1-روش متداول سنتی

2- روش افزایشی

3- روش مبتنی بر صفر

4- روش مبتنی بر عملکرد (عملیاتی)

5- روش برنامه‌ای

6- ...

ب) پیش‌ بینی درآمدها

1- روش متداول سنتی (یک روش بودجه‌ریزی در پیش‌بینی هزینه‌ها):

بودجه‌ریزی سنتی نوعی بودجه‌ریزی است و به آن دسته از نقش بودجه که به عنوان ابزار مالی و حسابداری دریافت‌ها و پرداخت‌های بخش‌های دولتی و نیز نظارت مجلس بر نحوه اجرای هزینه‌ها و اعتبارات مورد استفاده قرار می گیرد؛ اشاره دارد.

مراحل بودجه‌ریزی سنتی:

1-شناخت کلی از دستگاه اجرایی دولتی

2- پیش‌بینی نیازهای بودجه‌ای هر یک از دستگاه‌های اجرایی

3- تبدیل نیازهای انجام شده و نمایش آن بصورت اعداد و ارقام (پولی)

2- روش افزایشی:

نوعی بودجه ریزی هزینه‌ای است که برآورد اعتبارات را با توجه به افزایش یا کاهش نرخ تورم، حقوق و تعداد پرسنل دستگاه‌ها و حجم عملیات دستگاه تعیین می‌گردد. یا به عبارت دیگر روش بودجه‌ریزی افزایشی روشی است که حجم عملیات دستگاه‌ها ثابت فرض می‌شود و برآورد هزینه‌ها با توجه به ثابت بودن حجم عملیات دستگاه‌ها محاسبه می‌شود. این حجم عملیات دستگاه‌ها اصطلاحاً «نگهداشت سطح عملیات» گفته می‌شود و چنانچه حجم عملیات دستگاهی گسترش یابد یا وظیفه یا فعالیت جدیدی به دستگاه‌ها اضافه گردد، هزینه مربوطه به صورت جداگانه محاسبه و پرداخت می‌گردد.

اساس کار در این روش بر اعطای اعتبارات سال قبل تاکید دارد و برای سال آینده تغییرات حاصل از نرخ تورم و تعدیل قیمت کالا و خدمات لحاظ و برآورد می‌شود.

3- روش مبتنی بر صفر:

نوعی بودجه‌ریزی است که در آن مدیران دستگاه‌های مختلف موظفند تمامی ارقام هزینه‌ای پیشنهادی خود را توجیه نمایند. اساس کار در این روش بررسی، تحلیل و توضیح مستدل در خصوص تک‌تک ارقام هزینه‌های پیشنهادی دستگاه مربوطه می‌باشد. ضمناً برخلاف روش بودجه‌ریزی افزایشی، مبنای کار در این روش توجیه‌پذیری بر مبنای صفر تک‌تک فعالیت‌ها می باشد.

مراحل بودجه‌ریزی بر مبنای صفر:

1-شناخت واحد فعالیت دستگاه‌ها و سازمان‌ها

2- تجزیه و تحلیل واحدهای فعالیت در قالب گروه فعالیت و برنامه‌ها

3- ارزش‌گذاری یا ارزشیابی و درجه‌بندی این گروه فعالیت‌ها و تعیین اولویت بین این فعالیت‌ها

4- تدوین و انتخاب آن دسته از فعالیت گروه‌هایی که اثربخشی آنها به اثبات می‌رسند.

4- روش مبتنی بر عملکرد یا بودجه‌ریزی عملیاتی:

نکته: وظیفه، ماموریت اصلی سازمان است.

نکته: فعالیت، مجموعه اقدامات هدفمندی است که در راستای تحقق اهداف دستگاه‌ها انجام می‌شود.

نکته: عملکرد، مجموعه اقدامات انجام شده توسط دستگاه‌ها است که به منظور تبدیل داده به ستاده و ستاده به نتیجه، طی فرآیند خاص انجام می‌شود.

نکته: شاخص‌های عملکرد، موضوعات مورد اندازه‌گیری در خصوص جنبه‌های مختلف عملکرد است.

این روش شامل چهار مرحله اساسی است:

1-تعیین اهداف و مقاصد

2- برآورد هزینه‌های مورد نیاز

3- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد

4- مدیریت یا کنترل عملیات

نکته: اساس کار در این روش برنامه است؛ هر چند مبنای کار فعالیت و عملکرد دستگاه باشد.

بودجه‌ریزی عملکرد یا عملیاتی برخلاف بودجه‌ریزی سنتی دو عامل «صرفه‌جویی و اثربخشی» را مطرح می‌کند که باید رعایت شود. بین اثربخشی و کارایی در این روش تفاوت وجود دارد. اثربخشی به عملکرد ارتباط دارد ولی کارایی به نحوه استفاده مفید از منابع برمی‌گردد.

بودجه‌ریزی به روش عملکرد سه ویژگی دارد:

1-ساختار برنامه در این نوع بودجه‌ریزی در یک چارچوب راهبردی وسیعی تعریف می‌شود.

2- در این نوع بودجه‌ریزی امر تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی ساده‌تر است.

3- در این روش حس پاسخگویی تقویت می شود.

5- روش برنامه‌ای:

این روش نوعی بودجه‌ریزی است که به برقراری و ایجاد ارتباط بین مواد هزینه، عوامل بکار گرفته شده و نتایج حاصل از انجام فعالیت‌ها در بخش‌های مختلف دولتی تاکید دارد و مشخص می‌کند که چه نوع کالا یا خدماتی به عنوان نتیجه ، محصول و فعالیت بخش‌های دولتی تهیه، تولید و ارایه شود.

ویژگی‌های روش برنامه‌ای:

1-بهبود روابط مردم

2- بهبود و تنظیم برنامه و کنترل عملیات

3- هماهنگی عملیات

4- تجدیدنظر و تصویب برآورد بودجه‌ای

تفاوت‌ها:

1-روش برنامه‌ای نسبت به روش عملکرد برتر است.

2- روش برنامه‌ای، برنامه آینده‌نگر است. در روش عملکرد نگاه به تجربیات گذشته و استانداردهای موجود است.

3- هزینه در روش برنامه‌ای بصورت کلی و در قالب هر برنامه است ولی در روش مبتنی بر عملکرد هزینه بصورت جزئی‌تر مشخص و مطرح می‌شود.

منابع :

1- دعایی، حبیب ا...، مدیریت منابع انسانی (نگرش کاربردی) : دانشگاه فردوسی مشهد، چاپ دوم، 1377 .

2- زارعی، حسن، برنامه ریزی استراتژیک برای منابع استراتژیک، فصلنامه دانش مدیریت، دانشگاه تهران ، 84 .

3- منوریان، عباس. فرآیند برنامه ریزی استراتژیک، فصلنامه مدیریت دولتی، 1383 .

4- طالبیان، احمد. برنامه ریزی منابع انسانی، ماهنامه تدبیر، 1383 .

5- جیمز دیلیو واکر، برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی.

6- ال دولان، مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی.

7- میرسپاسی، ناصر. مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار، چاپ هجدهم، 1379.

8- سعادت، اسفندیار. مدیریت منابع انسانی، 1375 .

9- رضائیان، علی. اصول مدیریت.

 تهیه کنندگان : مریم سودمی - فرحناز جعفری