مهمترین عامل، در کسب هر موفقیتی، تدوین و مشخص کردن دقیق اهداف می باشد. هدفگذاری مهمترین عامل حرکت و خلق آینده است ، هدفها هستند که مقصد و مسیر زندگی فردی و سازمانی را روشن می کنند. هدف گذاری به مثابه ترسیم جاده ای برای آینده است . تلاشی ارزشمند است که معطوف به هدف باشد، تلاش بی هدف پرتاب تیر در تاریکی است. یکی از موانع بسیار مهم موفقیت و کامیابی ، ناتوانی افراد و سازمانها در تدوین اهداف می باشد. آنهایی که رویایی در ذهن و هدفی بر روی کاغذ نداشته باشند مقصدشان ناکجا آباد خواهد بود .

یکی از مهارتهایی که مدیران و کارکنان باید در خود تقویت نمایند ، مهارت هدف گذاری است.

فرایند هدف گذاری:

اهداف از مأموریتها و چشم اندازها نشأت می گیرند و بستگی به جواب سه سئوال ذیل دارد:

در حال حاضر ،کجا هستیم ؟

به کجا می خواهیم برویم ؟

برای رسیدن به هدف چه باید بکنیم؟

برای هدفگذاری اطلاع ازمأموریت ها چشم انداز و وظایف سازمانها لازم و ضروری است . اهداف باید در تحقق مأموریت و وظایف سازمانی باشد .

وقتی که اهداف مشخص شدند برای چگونگی رسیدن به اهداف باید طرح ها و برنامه هایی تدوین گردیده ولیست کلیه فعالیتهایی که منجر به تحقق اهداف می شوند را مشخص نمود و پس از اجرای برنامه ها و فعالیتها باید نتایج و دستاوردها با اهداف مقایسه شوند تا اصلاحات لازم در اهداف ، برنامه ها و فعالیت ها به عمل آید. 

ویژگی ‌های هدف گذاری خوب:

هدف باید روشن، واضح و مشخص باشد. 

هدف باید واقع بینانه باشد. 

هدف باید مکتوب، مدون و روی کاغذآورده شود. 

هدف باید در قالب یک جمله مثبت بیان شود. 

هدف باید تهییج کننده باشد. 

هدف باید کمی و قابل اندازه گیری باشد. 

هدف باید مقید به زمان باشد. 

هدف باید قابلیت اجرا و دست یافتنی باشد. 

هدف باید در راستای ماموریت ها و ارزشها تدوین شوند.

هدف باید برای تمام اعضاء قابل فهم و قابل قبول باشد.

هدف باید برای همه ذینفعان سودمند باشند. 

هدف بایدمورد تائید باشد.

هدف باید انعطاف پذیر باشند. 

هدف باید متناسب با منابع و امکانات تدوین گردد. 

محاسن و مزایای هدف گذاری :

هدف گذاری؛امکان اندازه گیری پیشرفت و بهبود را فراهم می‌نماید. 

هدف گذاری؛انگیزه و روحیه تلاش را بهبود می‌بخشد.

هدف گذاری؛ باعث ایجاد هماهنگی و وحدت می‌گردد. 

هدف گذاری؛ شرط لازم برنامه ریزی است ، برنامه بدون هدف بی معنی است. 

هدف گذاری ؛باعث تمرکز بر فعالیت ها می‌شود. 

هدف گذاری؛ امکان تدوین شاخصها و معیارها و ارزیابی عملکرد را فراهم می‌نماید. 

هدف گذاری؛ امکان مقایسه نتایج و پیامدها را فراهم می‌کند. 

هدف گذاری؛ انحراف در عملکرد ها و برنامه ها را مشخص می‌کند.

هدف گذاری؛ میزان کارایی و اثر بخشی سازمان را معین می‌کند. 

هدف گذاری؛ فعالیتهای زاید را شناسایی و مشخص می‌کند. 

هدف گذاری ؛احتمال موفقیت را بیشتر می‌کند.

هدف گذاری؛ باعث افزایش اعتماد به نفس می‌شود.

هدف گذاری؛ باعث رشد و تعالی می‌گردد. 

رابطه بین هدف و انگیزه:

رفتار آدمی تحت تاثیر اهداف و انگیزه ها هستند . اهداف و انگیزه به عنوان نیازهای بیرونی و درونی به همدیگر اثر متقابل داشته و رفتار آدمی را مشخص میکند . اهداف بلند ووالا انگیزة بیشتر و اهداف پایین تر و پست تر انگیزه کمتری را ایجاد می‌نمایند. 

همچنین افراد با انگیزه ، اهداف بلندتر و والاتری را انتخاب نموده ولی افراد بی انگیزه اهداف پایین و پست تری را انتخاب می‌نمایند. هدف گذاری والاتر به افراد با انگیزه نیاز دارد به همین منظور توصیه می‌شود در افزایش روحیه و انگیزه کارکنان تلاش بیشتری گردد. 

رابطه بین هدف و برنامه ریزی:

بین هدف گذاری و برنامه ریزی ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. برنامه بدون هدف اثر بخشی نداشته و هدف بدون برنامه ، خیال و رویایی بیش نیست . هدف گذاری جزء لاینفک برنامه ریزی است و برنامه ریزی فرایندی است که چگونگی حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب ( هدف ) را مشخص می‌نماید. برنامه ریزی خود هدف نیست بلکه وسیله و ابزاری برای تحق اهداف است . برای موفقیت و بهبود فردی و سازمانی ، هدف گذاری خوب شرط لازم و برنامه ریزی مناسب شرط کافی است . 

رابطه بین هدف و ارزیابی عملکرد:

نظارت و ارزیابیهای زیادی در سازمانها و واحدها انجام می‌شود که اگر معطوف به هدف نباشد اتلاف منابع خواهد بود . هدفها هستند که به ارزیابی معنی و جهت می‌بخشند . 

بدون هدف گذاری ارزیابی مقدور نیست، زیرا هدف ارزیابی میزان تحقق اهداف است اگر اهداف معین و مشخص نباشند ارزیابی امکان پذیر نخواهد بود. ارزیابی عملکرد فرایندی است که نتایج را با اهداف مورد مقایسه قرار داده و فاصله را معین می‌کند. 

شاخص ها و معیارهای ارزیابی عملکرد باید براساس اهداف پیش بینی شده تدوین گردند. 

بنابراین هدفگذاری عبارت است از تجزیه مأموریتها واهداف بلند مدت در قالب اهداف کمی وکیفی کوتاه مدت

1-سادگی و دقت

ویژگیهای هدفگذاری:  2- اجتناب از پرداختن به مسائل جزئی و پراکنده

2-تضمین حصول اهداف

انواع هدف گذاری:

به صورت کلی سه دسته هدف در نظر می¬گیریم:

 1- اهداف بلند مدت 2- اهداف میان مدت 3- اهداف کوتاه مدت

1- اهداف بلند مدت: در ابتدا اهداف نهایی و با بازه زمانی بیشتر را مشخص می¬کنیم. هدف بلند مدت متداول عبارتند از: سودآوری، بهره‏وری، جایگاه رقابتی، پرورش و تربیت کارکنان، روابط کارکنان، رهبری فناوری و مسوولیت عمومی. اینها، یا هر هدف بلندمدت دیگری، باید انعطاف‏پذیر، قابل سنجش در طول زمان، برانگیزاننده، مناسب و قابل‌فهم باشند. 

2- اهداف میان مدت: برای رسیدن به اهداف نهایی در مسیری گام بر می¬ داریم که می¬ توانیم برای آن گذر گاههایی متصور شویم؛ طبیعی است این گذرگاهها را در راستای رسیدن به هدف انتخاب می¬ کنیم! برای مثال اگر قصد سفر از بروجن به مشهد را داشته باشیم ارومیه را گذرگاه انتخاب نمی¬ کنیم! شرط رسیدن به اهداف نهایی گذراندن اهداف میان مدت با موفقیت می¬ باشد.

3- اهداف کوتاه مدت: بازه¬ی زمانی در اهداف کوتاه مدت نسبت به میان مدت کمتر می¬ باشد و همه¬ ی ویژگی-های اهداف میان مدت را در بر می¬گیرد.

ویژگیهای مأموریتهاواهداف بلند مدت:

1.مأموریت باید بطورواضح و روشن بیان شود.

2.باید جالب باشد که در مدیران وکارکنان ایجاد تعهد وعلاقه نمائید.

3.وجود نوعی رابطه “هم نیرو زائی”.

4.تدوین مأموریتها راه حل و شقوق بدیل در آن باید مبتنی بر بکارگیری خلاقیت و نوآوری باشد

5.مأموریتها به منزله منشأ تدوین اصول کلی وضوابط اصلی سازمان مد نظر قرار گیرند    

اهداف کوتاه مدت: 

اهداف کوتاه مدت هر سازمان بر مبنای مأموریتها واهداف بلند مدت آن تدوین میشوند برنامه ریزی بدون توجه به اهداف به پراکنده کاری و بی نظمی می‌انجامد. در اینجا منظورازهدفگذاری عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار در قالب کارهای مشخص وقابل اندازه گیری در محدوده زمانی معین وبا صرف هزینه معین. بنابراین هدف کوتاه مدت باید تعیین کننده موارد ذیل باشد:

1-نتیجه مورد انتظار(به گونه ای که قابل اندازه گیری باشد)   

2-نحوه انجام کار

3-محدوده زمانی انجام کار

4-هزینه و بودجه مورد نیاز برای انجام کار (برحسب پول یا کالامورد نیازیا هردو)  نتایج مورد انتقاد باید ازحیث کمیت وکیفیت مشخص باشند. 

نحوه تعیین اهداف کوتاه مدت: 

معمولا تعیین اهداف کوتاه مدت با توجه به اهداف بلند مدت و مأموریت سازمان از طریق زیر انجام میگیرد:

ابتدا باید اطلاعاتی در نورد وضعیت موجود و وضعیت مطلوب جمع‌آوری گردد که این اطلاعات با پیمایش در زمینه های ذیل تهیه می‌شوند:

 1ـ  پیمایش در مورد وضعیت تولید کالا و خدمات (حالت موجود)  

 2ـ پیمایش برای توسعه و بهبود  (حالت مطلوب )

هنگام جمع آوری اطلاعات و پیمایش در زمینه های مذکور باید موارد زیر را مد نظر قرار داد:

1. بررسی میزان بازده کارهای عادی

2 . بررسی امکان بهبود بازده کارهای عادی 

3. بررسی امکان بهبود و توسعه توانائیهای فردی وسازمانی    

 منظور از بررسی بازده کارهای عادی واحدها آن است که چه نوع کالای وخدماتی به چه میزان قابل عرضه اند.منظور از بررسی امکان بهبود بازده کارهای عادی آن است که با توجه به وضعیت موجود محصولات وخدمت تولیدی وعلایق مدیران زمینه هایی که در آن بهبود و توسعه ضروت دارد مشخص شوند. سپس قابلیت و امکان ایجاد بهبود درآن زمینه ارزیابی گردد.  

منظور از بررسی امکان بهبود توانائیهای فردی و سازمانی آن است که مشخص شود وضعیت مهارتها و توانائیهای فردی وسازمانی موجود چگونه است تا بر اساس آن بتوان طرحهای بهبود وتوسعه را تکمیل نمود و میزان نیاز به بهبود را مشخص کرد مدیران باید هنگام تعیین اهداف  کوتاه مدت همواره ماموریتها واهداف بلند مدت را مد نظر قرار دهند و اهداف کوتاه مدت را با توجه به آنها تدوین کنند.

هدف کوتاه مدت باید تعیین کننده موارد ذیل باشد:

1-نتیجه مورد انتظار  

2-نحوه انجام کار    

3-محدوده زمانی انجام کار

4-هزینه وبودجه مورد نیاز

 طول مدت اجرای برنامه واصل تعهد : 

رمز انتخاب مدت برنامه توجه با اصل تعهدات است مبتنی بر اینکه برنامه ریزی منطقی باید برای مدت زمانی تنظیم شود که انجام تعهدات ناشی از تصمیمهای اتخاذ شده در آن مدت امکان پذیر باشد .

توصیه های لازم برای هدف گذاری مناسب:

با توجه به مطالب مطرح شده با ضرورت ، محاسن، ویژگیها و فرآیند هدف گذاری آشنا شدید برای افزایش مهارت هدف گذاری به نکات ذیل توجه نمائید.

- مهارت لازم برای هدفگذاری را در خود تقویت نمائید. 

- لیست کلیه هدفهایی که باید به آنها برسید را تهیه نمائید. 

- با توجه به اینکه تحقق اهداف به صورت همزمان میسر نیست اهداف لیست شده را براساس اهمیت و ضرورت اولویت بندی نمایید. 

- اولویت های مشخص شده را رعایت نمائید یعنی ابتدا ازهدفی شروع کنید که اولویتش از همه بیشتر است . 

- اهداف را حتما بر روی کاغذ مکتوب نمائید .

- انگیزه های لازم برای تحقق اهداف را فراهم کنید. 

- در صورت بزرگ بودن اهداف آنهارا به اهداف کوچکتر تقسیم کنید. 

- لیستی از اقدامات قابل انجام برای تحقق هر یک از اهدافتان را تهیه و تنظیم نمائید. 

- هفته خود را با لیست کردن کارها و امور اساسی آغاز کنید. (استفاده از فرم تعیین اهداف هفتگی ) 

- هر روز صبح شش مورد از مهمترین کارهایی که باید در طول روز به انجام برسانید را براساس اولویت مشخص کنید. ( استفاده از فرم تعیین اهداف روزانه) 

 انواع برنامه ریزی

برای ارزیابی میزان موفقیت مدیر در سازمان باید عملکرد مدیر را با دو معیار اثر بخشی یعنی توانایی انجام دادن کارهای درست و کارآیی یعنی توانایی انجام دادن کارها به صورت درست و مناسب که دو رکن اصلی برنامه ریزی هستند.

پس اهمیت برنامه ریزی در این است که اگر سازمانی برنامه نداشته باشد انسجام سازمان از بین می‌رود و ناهماهنگی رواج پیدا می‌کند. که در این مورد حضرت علی (ع) می‌فرمایند هر کسی دست از برنامه ریزی بردارد گرفتار مشکلات خواهد شد.

و فواید برنامه ریزی این است که 1) کاستن از میزان خطا پذیری 2) استفاده بهینه از منابع و امکانات 3) ایمنی از ندامت و پشیمانی 

1 – انواع برنامه ریزی دو نوع می‌باشد : 1) برنامه ریزی جامع 2) عملیاتی یا اجرایی

تفاوت برنامه ریزی جامع و عملیاتی در این است که برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان انجام می‌شود در حالی که برنامه ریزی عملیاتی که در سطوح میانی و پایین سازمان انجام می‌گیرد.

فرآیند های برنامه ریزی جامع عبارتند از : 1) تعیین اهداف  اصلی سازمان 2) تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان 3) شناسایی فرصتها 4) شناسایی وتعیین گزینه ها5) ارزیابی گزینه ها و انتخاب گزینه مناسب 6) اجرای برنامه 7) کنترل برنامه ریزی عملیاتی واجرایی:

برنامه ریزی عملیاتی را می‌توان پیش بینی عملیات برای نیل به هدف های معین با توجه به امکانات و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه های جامع تعریف کرد.

ویژگی های برنامه ریزی عملیاتی: 1) بیشتر به جزئیات پرداخته می‌شود.2) مدت زمان کمتری نیاز دارد.3) در سطوح پایین و اجرایی سازمان انجام می‌شود.4) بر صرفه جویی اقتصاد تأکید فراوانی شده5) دست یابی به منابع فعلی سازمان مورد توجه قرار گرفته.7) تعیین بودجه سازمان بندی 7) روش های ار متکی بر تجربه ها است.8) ریسک و مخاطره ی کمتری را در بر دارد.

اهمیت زمان و زمان بندی در برنامه

یکی از عوامل مهم و مؤثر در برنامه عنصر زمان است که اهمیت فوق العاده ای دارد که در عهدنامه معروف حضرت علی (ع) به مالک اشتر آمده است: هر روز، کار همان روز را انجام بده ، زیرا هر روز کار مخصوص خود را دارد.

هدف گذاری

اولین مسئله مهم در برنامه ریزی تعیین هدف است که رکن اصلی برنامه ریزی است اهداف دقیقاً مشخص می‌کنند که سازمان به کجا می‌خواهد برود و چه چیزی را باید به دست آورد. 

ویژگی های هدف : 1) عالی بودن هدف 2) واقع بینانه و قابل حصول بودن 3) صراحت و روشنی می‌باشد.

از دیگر مباحث ویژه در برنامه ریزی سرنوشت برنامه ریزی است .

 اهداف برنامه ریزی : 

1.افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها

2.افزایش منفعت اقتصادی از طریق به مقرون به صرفه ساختن عملیات

3.متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد واهداف 

4.مهیا ساختن ابزاری برای کنترل  

راهبردها ( استراتژیکها ):

راهبرد عبارت است از برنامه جامع منسجم وکاملی که برای تحقق اهداف سازمان تدوین می‌گردد. راهبرد تعیین کننده نوعی خدماتی است که سازمان به جامعه عرضه می‌کند. درواقع در سلسله مراتب برنامه ریزی در سازمانها هر برنامه دو نقش متفاوت را در برابر سطوح بالاتر وپایین ایفا می‌کند . بدین ترتیب که با توجه به سطح برنامه ریزی در ساختار سازمانی اولا ابزار تحقق اهداف تعیین شده در برنامه های سطوح بالاتر را فراهم می‌کند و ثانیا اهدافی را برنامه های سطوح پائین تر معین می‌کند.

گاهی پیش می‌آید که برای رسیدن به هدف باید کاری انجام بدهیم که علاقه¬ای به انجام آن کار نداریم! بهترین راه اینست که به هدف فکر کنیم و با خود بگویم باید این سختی را بچشم تا شیرینی رسیدن به هدف لذت بخش¬ تر شود!

منابع و مآخذ:

-منبع : مقاله " اهمیت و ضرورت هدف گذاری" -برگرفته  از وبلاگ   http://jalilkhani.blogfa.com 

-eeelham.blogfa.com/post/24

-doaei.profcms.um.ac.ir/imagesm/338/stories/slides/mabani.../1.pptx

ارائه کنندگان: نسرین ابراهیمی – صغری عباسی نژاد- شیرین کیهان فرد